Koronapandemian aiheuttaman etätyöaallon jälkeen on maailmalla tutkittu ja kokeiltu, mikä olisi paras tapa tehdä töitä. Hybridityömalli, eli etä- ja lähityötä yhdistelevä työskentelymalli, on nyt vahvasti esillä työelämässä ja mediassa. Myös OIKIOlla on tällä hetkellä käytössä hybridimalli, jonka tarkoituksena on hyödyntää etä- ja lähityön parhaita puolia.
OIKIOlla etätöiden tekeminen on ollut sallittua jo aikana ennen maailmanlaajuisen etätyöbuumin alkamista. Siitä huolimatta suurin osa henkilöstöstämme teki tuolloin enimmäkseen töitä toimistolta käsin. Koronapandemian jälkeen etätyöt olivat yleistyneet ja mekin jouduimme miettimään uudestaan työskentelytapojamme.
Meillä oli pääpiirteissään kohtuullisen hyvin toimiva malli, mutta uusien käytäntöjen myötä olimme uudenlaisten haasteiden äärellä. Ryhdyimme kehittämään hybridityöskentelystämme entistä parempaa. Halusimme pitää kiinni OIKIOlle tärkeistä arvoista kuten yhdessä tekemisestä, itseohjautuvuudesta ja hyvinvoinnista.
Muuttunut toimintaympäristö
Etätyömahdollisuus houkuttelee monia, eikä ihmekään. Se esimerkiksi helpottaa työn ja muun elämän yhteensovittamista sekä mahdollistaa ajallisia ja taloudellisia säästöjä. Hyödyt olivat heti selviä myös meille, mutta uuden työympäristön vaatimukset alkoivat hiljalleen synnyttää myös haasteita. Epävarmuutta aiheuttivat yhteisöllisyyden ylläpitäminen ja yksinäisyyden ehkäisy etätyössä. Yhteistyön ja sparrailun väheneminen näkyivät myös työtyytyväisyyskyselyn vastauksissa. Uuden normaalin omaksuminen vaati tasapainoilua kulttuurin säilyttämisen ja uudistamisen välillä.
Tilanne vaati tarkempaa tutkiskelua siitä, miten meidän tulisi reagoida muuttuneeseen toimintaympäristöön, jotta voimme varmistaa, ettei työskentelymme kärsi, ja samalla pitää huolen jokaisen kokonaisvaltaisesta hyvinvoinnista. Näiden asioiden selvittämiseksi laadimme kyselytutkimuksen koko henkilöstölle.
Lisätietoa hybridityöstä kyselytutkimuksella
Kyselytutkimuksen avulla selvitettiin henkilöstön kokemuksia etä- ja lähityöstä sekä mitä toiveita heillä on työskentelymallia koskien. Kyselyn kautta saatiin ymmärrys siitä, kuinka paljon etätyötä halutaan tehdä, mitkä ovat etä- ja lähityön hyviä ja huonoja puolia sekä mitkä asiat houkuttelevat etä- ja lähityöhön.
Tutkimuksen tulokset antoivat vahvan perustan sille, miten voimme onnistuneesti yhdistää etä- ja lähityön parhaat puolet. Lisäksi tutkimus antoi paljon ajateltavaa siitä, miten voimme parhaiten tukea erilaisten ihmisten tarpeita. Tutkimuksessa kukaan ei ilmaissut toivovansa puhdasta etätyömallia, mikä vahvisti hybridityön ja sen tuoman joustavuuden olevan meille parhaiten soveltuva vaihtoehto. Sen sijaan merkityksellisimpiä havaintoja olivat valinnanvapauden, erilaisten työtehtävien tunnistamisen ja yhteisöllisyyden tärkeys.
Toimistopäivien lukumäärän sijaan henkilöstöllemme on keskeistä, miten toimistopäivät sijoittuvat. Lähipäivät halutaan pystyä sijoittamaan esimerkiksi vapaa-ajan aktiviteettien ja palaveripäivien perusteella. Tuloksista kävi ilmi, että vuorovaikutteiset työtehtävät sujuvat parhaiten kasvotusten, kun taas keskittymistä vaativat tehtävät suoritetaan mieluiten hiljaisessa ja häiriöttömässä ympäristössä. Lisäksi sosiaalisuus on edelleen merkittävä tekijä työssä, koska kyselyn mukaan tärkein syy toimistolla käymiseen oli työkavereiden tapaaminen.
Tutkimuksen pohjalta pyrittiin säilyttämään etä- ja lähityön parhaat puolet ja ratkaisemaan ne haasteet, jotka tutkimuksessa tulivat esille. Tavoitteeksi tuli huolehtia riittävästä kasvokkaisesta vuorovaikutuksesta ja asianmukaisista rauhallisen työn olosuhteista. Samalla haluttiin varmistaa, että jokainen saa työhönsä riittävän tuen ja että organisaation määrittelemät raamit työn tekemiselle ovat selkeät.
Hybridimalli on yhdistelmä etä- ja lähityötä
Tällä hetkellä noudatamme hybridityömalliksi nimettyä mallia, jossa voi pääosin itse päättää, milloin työskentelee etänä ja milloin toimistolla. Konsultin työssä asiakkaan tarve on tärkein ohjaaja lähi- ja etäpäivien suunnittelussa. Asiakastöiden lisäksi olemme sopineet, että jokaisella on ainakin kaksi oman tiimin tai koko organisaation yhteistä toimistopäivää kuukaudessa. Tiimit ovat myös saaneet sopia itselleen sopivan määrän muita tapaamisia kasvokkain. Vaikka viikoittaisia toimistopäiviä ei ole meillä ennalta määrätty, monet oikiolaiset viihtyvät viikoittain toimistolla eri syistä.
Moneen tilaan jakautuva toimistomme tarjoaa hyvät olosuhteet erilaisiin työskentelytarpeisiin, kuten tiimityöskentelyyn, hiljaiseen työhön ja vapaamuotoisempaan ajanviettoon. Viime vuonna toimistomme kävi läpi remontin, jolla pyrittiin lisäämään toimiston viihtyvyyttä ja soveltuvuutta nykyisiin työskentelytapoihin. Neuvotteluhuoneiden ja puhelinkoppien määrää lisättiin, jotta usein hybridimallilla toteutettavat palaverit sujuvat helposti ja sopiva tila löytyy aina. Lisäksi käytössämme ovat säädettävät työpisteet, jotka auttavat pitämään niskan ja hartiat kunnossa.
Koska kuitenkin työntekijämme saattavat työskennellä eri paikoista käsin, olemme panostaneet virtuaaliseen vuorovaikutukseen ja työkaluihin. Tavoitteenamme on, että kaikki voivat jakaa tietoa samanaikaisesti, riippumatta siitä, missä he ovat.
Slack-kanavillamme jaamme aktiivisesti tiedotteiden, työasioiden ja vinkkien lisäksi myös esimerkiksi vitsejä, lemmikkikuvia ja onnistumisia. Tiimeissämme järjestetään myös viikoittaisia virtuaalisia kahvihetkiä, joiden tarkoituksena on jutella muista kuin työasioista.
Etätyössä on tärkeää varmistaa, etteivät työpäivät veny liian pitkiksi. Käytössämme on liukuva työaika, joka asettaa raamit sille, milloin työtä tulisi tehdä. Kannustamme käyttämään kalenterin toimintoja töiden suunnittelussa. Esimerkiksi suosittelemme varaamaan palaverit pääsääntöisesti kello 9-15 välille, jotta kaikille on helpompaa suunnitella päivänsä. Palaverin varaajalla on vastuu ilmoittaa palaverin aihe ja tarve fyysiselle läsnäololle. Kaikki myös päivittävät oman työskentelysijainnin kalenteriin, jotta palaverin varaaja tietää, ovatko osallistujat toimistolla vai etätöissä. Tarjoamme myös apua tehtävien jakamiseen pienempiin osiin, niiden tärkeysjärjestyksen määrittämiseen ja keskeytysten hallintaan erilaisten ohjeiden ja sparrailun avulla, jotta kaikilla olisi hyvät valmiudet oman aikansa hallintaan.
Oppimme matkasta
Ennen hybridityömallin käyttöönottoa koimme samankaltaisia haasteita kuin muutkin asiantuntijayritykset. Palaverien siirtyminen virtuaaliseen muotoon johti siihen, että vapaamuotoinen keskustelu väheni, ja fyysisen läsnäolon puuttuminen teki vuorovaikutuksesta vähemmän henkilökohtaista. Spontaanit kohtaamiset vähenivät ja kynnys ottaa yhteyttä kasvoi. Myös yhteisöllisyyden ylläpitäminen etätyössä oli vaikeampaa. Esimerkiksi videopuhelun kautta järjestetyt pikkujoulut eivät onnistuneet välittämään yhtä eläväistä tunnelmaa kuin oikea tapaaminen.
Matkan varrella opittiin, että meidän työpaikallamme kaivataan helppouden ja joustavuuden lisäksi myös aitoa läsnäoloa – sellaista missä ollaan ja tehdään yhdessä. Tavoitteenamme on ollut luoda tasapainoinen ratkaisu, joka ottaa huomioon erilaiset toimintatavat ja mieltymykset. Työskentelymalleja kehittäessä on huomioitava yksilöiden lisäksi myös eri tiimien ja koko organisaation tarpeet. Työskentelymallien kehittäminen on monimutkaista ja moniulotteista, koska siinä ei keskitytä pelkästään siihen, miten työt konkreettisesti tehdään, vaan siihen sisältyy myös muita näkökulmia, jotka eivät liity suoraan työtehtäviin.
Onnistumisen edellytykset
Kun sama työ siirtyi uuteen ympäristöön, raamien sekä itsensä johtamistaitojen merkityksen laajuus oli ennalta-arvaamaton. Olemme joutuneet pohtimaan, miten muutos vaikuttaa meihin sekä yritys- että yksilötasolla. Työntekijän näkökulmasta tämä edellyttää yhä tarkempaa suunnittelua, mikä voi aiheuttaa ylimääräistä kuormitusta. Siten yritystämme on haastanut se, että olemme joutuneet laatimaan entistä tarkempia ohjeita ja määrittelemään huolellisemmin itsenäisen työskentelyn raamit.
Onneksi matkamme ei ole ollut pelkkää haasteiden täyttämää, vaan se on tarjonnut meille myös merkittäviä mahdollisuuksia kasvuun. Olemme ylpeitä kyvystämme muuntaa haasteet oppimiskokemuksiksi ja omaksua moderneja työskentelytapoja, kuitenkin tehden sen omilla ehdoillamme.
Projektin tärkeimpinä menestystekijöinä pidämme perusteellista lähtötilanteen analysointia, kykyä hahmottaa erilaisten työtehtävien monimuotoisuus, yhteisten sääntöjen määrittelyä sekä koko henkilöstön osallistamista prosessiin. Hybridityön periaatteemme pohjautuvat yhteisiin sääntöihin, vaikutusmahdollisuuksiin, yhteistyöhön ja suunnitelmallisuuteen, jotka mahdollistavat tasavertaisuuden, itseohjautuvuuden, yhteistyön ja tehokkaan työskentelyn työyhteisössämme.
Olemme nykyisellä hybridityömallilla saavuttaneet hyviä tuloksia, mutta mallimme ei ole lopullinen. Tiedostamme sen kehitystarpeet esimerkiksi vuorovaikutuksen osalta ja pyrimme jatkuvasti parantamaan toimintaamme ja vastaamaan muuttuvaan ympäristöön.
