OIKIO on asiantuntijaorganisaatio, jonka arvoja ovat syväosaaminen, itseohjautuvuus, välittäminen ja sparraus. Työskentelyämme leimaa jatkuva kehittyminen, avoin tiedonjako, toisten auttaminen, itsenäisyys ja luottamus. Mikä olisikaan parempi työkalu näiden asioiden edistämiseen kuin palaute! Vuosi sitten olimme tilanteessa, jossa halusimme ottaa ohjat palautekulttuurin kehittämisestä ja valjastaa sen kaikki hyödyt organisaatiomme voimavaraksi. Aloitimme matkan kohti toimivampaa palautekulttuuria ja käynnistimme kehitystyön, jonka aikana olemme syvemmin ymmärtäneet palautteen merkityksen ja oppineet hyödyntämään palautetta arjessa tehokkaammin.
Palautekulttuurin kehittäminen
Haasteemme palautekulttuurissa ei niinkään ollut palauteprosessien puute, vaan olemassa olevien prosessien kirkastaminen ja niiden hyödyntäminen. Palautetta kyllä annettiin, mutta ei riittävästi. Lähtötilannetta helpotti se, että meillä oli jo käytössä mittaristo palautetyytyväisyyden seurantaan.
Lähdimme kehittämään palautekulttuuriamme mittavalla projektilla. Ensimmäinen askel oli esitellä aihe koko OIKIOlle varmistaaksemme yhtäläiset lähtökohdat. Tämä oli välttämätöntä onnistumisen kannalta, koska emme olleet aiemmin käsitelleet aihetta näin laajasti yhdessä. Aloituksessa kävimme läpi palautekulttuurin perusasioita, kuten mitä on palaute, milloin ja miksi sitä annetaan, miten sitä vastaanotetaan sekä kenelle se on suunnattu. Kävimme myös läpi kannustavan ja rakentavan palautteen eroja, kuvaten niiden roolia erilaisissa tilanteissa. Lisäksi pyrimme kiteyttämään, mitä konkreettista hyötyä palautteesta voi olla yksilölle, tiimille ja koko organisaatiolle. Samalla asetettiin koko OIKIOta koskevat palautepelisäännöt. Pelisääntöjemme tärkeimpiä periaatteita ovat, että palaute koskee henkilön suoritusta, palautteen tavoitteena on henkilön kehittyminen ja palautetta saa antaa kenelle tahansa roolista riippumatta.
Kun peruspilarit palautekulttuurille oli rakennettu, siirryimme harjoittelemaan palautteen antamista ja vastaanottamista eri tilanteissa, kuten 1:1-keskusteluissa, eri tiimien palavereissa ja henkilöstökyselyissä. Harjoitukset integroitiin osaksi arkisia tilanteita, jotta palautteesta tulisi mahdollisimman tavallinen rutiini ja luonteva osa päivittäistä vuorovaikutusta. Palautetta lähestyttiin alkuun pienien ja helppojen harjoitusten kautta, jotta niitä voisi lähteä kokeilemaan matalalla kynnyksellä. Palaute-sana liitetään helposti raskaisiin tai pelottaviin tilanteisiin, joten tavoitteena oli poistaa palautteen negatiivinen leima ja osoittaa, että palaute voi olla myös arkista ja nopeaa.
Harjoituksien ohessa hyödynsimme myös Slackin kudos-kanavaa, joka toimii arjessamme keskeisenä julkisena alustana kiitoksen ja kunnianosoitusten jakamiselle. Oikiolaiset pitivät erityisesti kuukauden mittaisesta kudos-haasteesta, jossa kiitosten määrä korreloi istutettavien puiden kanssa ja samalla vahvisti positiivista ja säännöllistä palautteenantokulttuuria.
Tavoitteenamme oli vakiinnuttaa harjoitellut taidot osaksi päivittäistä arkea ja eri työtilanteita. Palautekulttuurin kehittämisprosessin aikana tunnistimme organisaatiossamme ne prosessit ja tilanteet, joihin palautteenanto olennaisesti liittyy. Näihin tilanteisiin pyrimme muotoilemaan pysyviä toimintatapoja, jotta palautteen antaminen olisi selkeää ja koordinoitua kaikille. Prosessi korosti meille esimerkiksi retrospektiivien tärkeyttä tiimeissä ja integroi palautekeskustelut kiinteäksi osaksi 1:1-keskusteluita. Se synnytti myös keskustelua uusien palauteprosessien, kuten työkaverikyselyn käyttöönotosta. Näin palautekulttuuri ei ole jäänyt pelkästään harjoitusten tasolle, vaan se on juurtunut osaksi jo olemassa olevia toimintatapojamme. Jatkuva oppiminen sekä jokaisen sitoutuminen ovat olleet avaintekijöitä palautekulttuurin kehittämisprosessissa.
Nykyiset palautekäytännöt
Palautekulttuuria voi jäsentää eri tasoilla, joilla jokaisella on oma merkityksensä ja roolinsa. Vahva palautekulttuuri ei ainoastaan tue yksilön kehittymistä, vaan myös vahvistaa tiimien yhteistyötä ja edistää organisaation kokonaisvaltaista kasvua.
Yksilötasolla palautteenannon tavoitteena on tukea henkilökohtaista kehitystä. OIKIOn palautekulttuurin perusperiaatteita on, että palautetta voi antaa roolista riippumatta kenelle tahansa. Tämä tarkoittaa sitä, että palautteen suunta voi olla esimerkiksi kollegalta kollegalle. Tämä mahdollistaa sen, että yksilöllä on mahdollista saada ja antaa palautetta kaikissa arkisissa tilanteissa. Lisäksi kuukausittaiset 1:1-keskustelut sekä säännölliset kehittymiskeskustelut oman esihenkilön kanssa muodostavat syklin, joka varmistaa, että kalenterista löytyy hetkiä yksilön kehittymistä varten. Koulutamme esihenkilöitämme, jotta heillä olisi käytössään parhaat mahdolliset työkalut ja taidot palautekeskusteluihin.
Tiimitasolla palautteen merkitys näkyy yhteistyössä ja tiimityöskentelyssä. Asiakkuustiimien jatkot, eli retrospektiivit, tarjoavat mahdollisuuden reflektoida tiimin toimintaa ja oppia yhdessä. Palvelutiimien palaverit puolestaan luovat foorumin avoimelle keskustelulle ja tiimihengen vahvistamiselle. Näiden prosessien avulla varmistetaan, että tiimit voivat kehittyä yhdessä ja saavuttaa tavoitteensa.
Organisaatiotasolla pyrimme mahdollistamaan avoimen ja osallistavan keskustelukulttuurin. OIKIOlla on tavoitteena, että asioista keskustellaan mahdollisimman ajantasaisesti, säännöllisesti ja avoimesti, ja että jokainen voi tuoda näkemyksiään esille sekä esittää palautetta pelkäämättä muiden reaktioita. Haluamme luoda ilmapiirin, jossa jokainen työntekijä voi tuntea itsensä arvostetuksi ja saa äänensä kuuluviin. Lisäksi säännölliset henkilöstökyselymme tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden ilmaista mielipiteensä nimettömänä. Oikiolaisia kannustetaan antamaan sanallista palautetta osana henkilöstökyselyitä, jotta organisaation toimintaa voitaisiin paremmin kehittää.
Mitä opimme palautekulttuurista?
Viime vuosi on kasvattanut ymmärrystämme palautekulttuurista. Olemme tunnistaneet tilanteita, joissa palautetta annetaan, saaneet kirkastettua ja kuvattua palauteprosesseja sekä avanneet keskustelua uusien toimintatapojen käyttöönotosta. Vaikka olemme jo nyt saaneet kehitystä aikaiseksi, tiedostamme matkan olevan yhä kesken.
Ehkä tärkein oivallus prosessista on ollut se, että kulttuurimuutos todella vaatii aikaa. Toimivan palautekulttuurin rakentaminen on haastava prosessi, joka edellyttää suunnitelmallista työskentelyä ja jonka etenemiseen on viisasta varata riittävästi aikaa. Opimme myös, että kulttuurin muuttaminen vaatii jokaisen organisaation jäsenen osallistumista. Lisäksi johdon positiivisella asenteella, sitoutumisella ja esimerkillä on myös merkittävä rooli. Heidän tehtävänään on vahvistaa organisaation kulttuurimuutosta ja kannustaa kaikkia jäseniä ottamaan aktiivinen rooli sen edistämisessä.
Riittävä suunnittelu ja jokaisen sitoutuminen toimivat hyvänä pohjana prosessin aloittamiselle. Kun pääsimme aloittamaan kehitystyön, huomasimme, että erityisesti kaltaisessamme itseohjautuvassa asiantuntijaorganisaatiossa yhteisten sääntöjen luominen ja jaetun käsityksen rakentaminen ovat keskeisiä tekijöitä. Palautekulttuuri vaatii myös taustalle selkeitä käytäntöjä ja prosesseja. Näin jokaisella on riittävä osaaminen ja yhtäläiset raamit, joiden puitteissa toimia itsenäisesti.
Kun halutaan muuttaa kulttuuria, pelkän teorian läpikäynti ei riitä viemään asioita käytäntöön. Palautekulttuuri ei synny tyhjiössä, vaan se syntyy ihmisten välisissä kohtaamisissa. Totesimme, että suurin osa meistä oppii parhaiten kokeilemalla, onnistumalla ja mokaamalla, minkä vuoksi mukaan otettiin erilaisia harjoituksia.
Viimeiseksi on syytä korostaa seurannan merkitystä. Toimiva seuranta on kriittinen osa palautekulttuurin kehittämisprosessin onnistumista ja tarjoaa konkreettisen näkymän organisaatiotasolla. Meillä seuranta toteutettiin osana henkilöstökyselyä, mikä oli luontevaa, sillä meiltä löytyi jo vastaavaa historiadataa. Ennen aloittamista on hyvä selvittää lähtötaso, sillä se mahdollistaa myöhemmän kehityksen seuraamisen ja arvioinnin. On kuitenkin huomioitava, että pelkkä numero tai tilastot eivät itsessään kerro koko tarinaa. On olennaista analysoida tuloksia ja ymmärtää miksi ne kehittyivät tai eivät kehittyneet. Mikä toimi hyvin, mikä ei? Seurannan avulla voidaan suunnata oikein tulevia toimenpiteitä ja käyttää resursseja oikeisiin asioihin.
Yhteenvetona voidaan todeta, että viime vuoden aikana omaksuimme hyviä käytäntöjä, jotka ohjaavat meitä kohti avoimempaa palautekulttuuria ja ovat luoneet vankan pohjan jatkokehitykselle. Ilahduttavaa tässäkin matkassa on ollut koko porukan ennakkoluuloton ja kehitysmyönteinen asenne, jonka avulla olemme saamme muutosta aikaan.
Ps. Kirjavinkki aiheesta! Olemme ammentaneet oppeja Minna Oulasmaan ja Mika Pesosen kirjasta “Suoraa palautetta! Viisaan keskustelun käsikirja” (2022).
