Työnhakijoita koskeva tietosuojaseloste

10.11.2022

Rekisterinpitäjä

OIKIO Digital Performance Agency Oy (“OIKIO”)
Y-tunnus: 2754417-1
Eerikinkatu 27
00180 Helsinki

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Jari Puhakka, Tietosuojavastaava
Fonecta Oy
Firdonkatu 2T 151, 00520 Helsinki
tietosuoja@fonecta.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely sekä rekrytointiprosessien hallinnointi. Käsittelemme palvelukseemme hakeneiden henkilöiden työnhakuprosessiin liittyviä tietoja tarvittavien yhteydenottojen mahdollistamiseksi ja päätöksentekoa varten työtehtäviä täytettäessä. Työnhakijarekisterissä käsitellään myös potentiaalisten työntekijöiden tietoja liiketoiminnan kehittämiseksi. Työnhakijarekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan lisäksi käsitellä työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on: 

• Oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin, liiketoiminnan kehittämiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudelliseen vaateeseen vastaamiseksi
• Suostumus henkilötietojen keräämiseksi suosittelijoilta, henkilötietojen käsittelemiseksi soveltuvuusarvioinneissa ja henkilötietojen käsittelemiseksi lääketieteellisten testien suorittamisen yhteydessä
• Työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen ja työsopimuksen täytäntöön paneminen työtehtävään valittujen henkilöiden osalta

Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme työnhakijarekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• perustiedot, kuten nimi ja syntymäaika; 
• yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot;
• haettuun työtehtävään liittyvät tiedot, kuten tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä tieto työnhakuprosessiin nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive, aloittamisajankohtaan liittyvät tiedot sekä muut työnhakuilmoitukseen ja työhakemukseen sisältyvät tiedot;
• työnhakijan antamat tiedot itsestään, taustastaan ja soveltuvuudestaan, kuten työhistoriaa koskevat tiedot (mm. työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu), valokuva, koulutustausta, kielitaito, muu erityisosaaminen, kuvaus henkilökohtaisista ominaisuuksista, suosittelijat, erilaiset todistukset ja arvioinnit, viittaukset internetistä löytyviin portfolioihin, profiileihin tai muihin lähteisiin;
• rekrytointiprosessin aikana syntyvät tiedot, kuten tiedot tulossa olevasta jatkohaastattelusta, haastattelumuistiinpanot, rekisteröidyn suostumuksella tehtyyn henkilöarviointiin ja soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot ja tieto rekrytointiprosessin päättymisestä;
• mahdolliset muut tiedot, jotka rekisteröity itse on vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa, kuten Linkedin-profiili, tai rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjän keräämät tiedot.

Tehtävään valitun henkilön perustiedot ja työhakemukseen liittyvät tiedot siirretään OIKIOn henkilöstörekisteriin.

Mistä saamme tietoja

Tiedot saadaan pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään tai julkisista lähteistä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä työnhakijan suostumuksella mahdollisilta suosittelijoilta tai soveltuvuusarviointeja tekeviltä palveluntarjoajilta. Tarvittaessa tietolähteenä voidaan käyttää myös rekrytointikonsultteja. 

Tietoa syntyy myös hakuprosessin aikana havainnoitaessa henkilön toimintaa.

Jättämällä työhakemuksen työnhakija antaa luvan kerätä tietojaan hänen ammatillisessa tarkoituksessaan julkaisemastaan profiilista siinä laajuudessa kuin tietojen kerääminen on tarpeellista ja liittyy työssä suoriutumiseen huomioiden avoinna oleva työpaikka.

Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

OIKIO ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen saatu rekisteröidyn suostumusta esimerkiksi soveltuvuusarviointia varten. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa lainsäädännön edellyttämällä tavalla tahoille, joilla on lakiin tai sopimukseen perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten TE-toimistoille tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa myös yritysjärjestelyiden yhteydessä. 

Käsittelemme tietoja pääasiallisesti itse, mutta hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä myös lukuumme toimivia palveluntarjoajia. Tällaisia palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-palveluiden toimittajat, jotka huolehtivat järjestelmien ja palvelimien teknisestä ylläpidosta. Olemme huolehtineet palveluntarjoajiemme kanssa tietosuojasta mm. laatimalla henkilötietojen käsittelyä koskevat käsittelysopimukset.

Henkilötietoa voidaan säilyttää ja käsitellä sekä EU:ssa/ETA:ssa että sen ulkopuolella, esimerkiksi palveluntarjoajan palvelimilla Yhdysvalloissa. Jos henkilötietoa käsitellään EU:n/ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että palveluntarjoaja on sitoutunut tietosuojalainsäädännön edellyttämiin suojakeinoihin, kuten EU-komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden toimenkuva sitä edellyttää. 

Työnhakijoiden henkilötiedot on suojattu tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, joihin kuuluvat mm. pääsynvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Kullakin käyttäjällä on järjestelmiin oma käyttäjätunnus ja salasana. Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokantoihin ja niiden varmuuskopioihin on pääsy vain tietyillä ennalta nimetyillä henkilöillä. 

Säilytämme henkilötietoja enintään niin kauan kuin niiden käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Pääsääntöisesti säilytysaika ei ylitä kahta (2) vuotta. Avoimia hakemuksia säilytetään keskimäärin enintään 2 vuotta. Henkilötietoja voidaan säilyttää oikeutetun edun perusteella myös edellä mainittuja säilytysaikoja kauemmin, jolloin säilytysajat perustuvat mm. vireillä olevan prosessin kestoon ja lainsäädännön muutoksenhaku- ja valitusaikoihin. Mikäli työnhakijasta tulee työntekijämme, säilytämme työnhakuun liittyviä tietoja osana hänen työntekijätietojaan henkilöstöhallinnon tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lain edellyttämät perusteet. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. 

Rekisterinpitäjä voi omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä täydentää, korjata tai poistaa epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita henkilötietoja. 

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään suostumuksen tai sopimuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, tai käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja(at)om.fi).

Automatisoidut päätökset ja profilointi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa rekisteröityyn vastaavalla tavalla merkittävästi. 

Työnhakijarekisterin sisältämät henkilötiedot eivät ole automaattisen päätöksenteon kohteena eikä niitä käytetä henkilöiden profilointiin.

Kehen voit olla yhteydessä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt voi osoittaa selosteen alussa mainitulle yhteyshenkilölle. Yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tai asioimalla henkilökohtaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

OIKIO voi päivittää työnhakijoiden henkilötietoja koskevaa tietosuojaselostetta toimintansa tai lainsäädännön muutosten johdosta. Viimeisimmän päivityksen ajankohta on merkitty tietosuojaselosteen alkuun.